Gesellschafterversammlungen – die Basics

22. Dezember 2020 — Dan-Alexander Levien

Viele Unternehmer nutzen für den Betrieb ihrer Unternehmung die Rechtsform der Gesellschaft mit begrenzten Haftung (GmbH). Darüber hinaus gibt es auch andere Rechtsformen wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (oHG), die Kommanditgesellschaft (KG), die GmbH & Co KG und weitere. Allen ist gemeinsam, dass mindestens einmal pro Jahr eine Versammlung der Gesellschafter, die Gesellschafterversammlung, durchgeführt werden muss.

Damit das rechtssicher funktioniert, möchten wir Ihnen nachfolgend ein paar Basics an die Hand geben. Um die Lesbarkeit zu vereinfachen, orientieren wir uns in diesem Artikel an der Gesellschafterversammlung einer GmbH:

A. Vorbereitung der Gesellschafterversammlung:

  1. Lesen Sie sich vor der Durchführung Ihrer Gesellschafterversammlung die Satzung und begleitenden mitgeltenden Unterlagen in der jeweils gültigen Fassung durch. Mitgeltende Unterlagen können eine zusätzliche Gesellschaftervereinbarung oder eine Geschäftsordnung sein.
  2. Achten Sie auf Formalien für die Einladung der Gesellschafterversammlung. Welche Einladungsfrist gilt? Kann die Einladung per eMail erfolgen oder muss sie per Einschreiben versendet werden? Wer muss die Einladung erhalten?

B. Durchführung der Gesellschafterversammlung:

  1. Prüfen Sie, ob alle Gesellschafter anwesend sind.
  2. Dokumentieren Sie, wer anwesend ist, wo die Versammlung stattfindet, wann sie beginnt und endet.
  3. Prüfen Sie, ob die Versammlung gemäß der Satzung beschlussfähig ist.
  4. Wählen Sie einen Versammlungsleiter.
  5. Stellen Sie fest, ob die Form und Frist für die Einladung eingehalten wurde.
  6. Erstellen Sie ein schriftliches Protokoll der Gesellschafterversammlung.
  7. Dokumentieren Sie Diskussionen und wesentliche Aspekte, die die Entscheidungsgründe für die getroffenen Gesellschafterbeschlüsse verständlich machen.
  8. Lassen Sie das Protokoll der Gesellschafterversammlung von den Gesellschaftern unterzeichnen, um deren Zustimmung zu den Protokollinhalten, insbesondere zu den Beschlüssen, klar zu dokumentieren.

C. Gesellschafterbeschlüsse:

  • Achten Sie bitte darauf Gesellschafterbeschlüsse klar und eindeutig zu formulieren. Ein fremder Dritter, z.B. ein Richter, sollte aus dem Beschlusstext eindeutig und einfach verstehen können, was beschlossen worden ist.
  • Idealerweise sollten bei Beschlussformulierungen Negationen vermieden werden, um das Risiko von Missverständnissen zu reduzieren. Es sei denn, die negative Formulierung ist der eindeutigste Weg (z.B.: Es soll explizit beschlossen werden, etwas nicht zu tun – „Die Gesellschafterversammlung beschließt nach Abwägung aller Vor- und Nachteile, keine neuen Büroräumlichkeiten anzumieten.“).
  • Insbesondere in kritischen Fällen kann es sich lohnen, die Gesellschafterbeschlüsse von einem fachkundigen Rechtsanwalt protokollieren zu lassen.

D. Formulierungsbeispiele für Gesellschafterbeschlüsse:

Die nachfolgend genannten Textbausteine wurden von Qivi so formuliert, dass sie den Ablauf einer antizipierten Gesellschafterversammlung einer GmbH zu Grunde legen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass dies lediglich zu Anschauungszwecken erfolgt! Sämtliche Inhalte müssen selbstverständlich an die Inhalte Ihrer „echten“ und tatsächlich durchgeführten Gesellschafterversammlung angepasst werden.

Beispiel:
Die Gesellschafterversammlung beschließt einstimmig wie folgt:

  • Diese Gesellschafterversammlung wird unter Verzicht auf die Einhaltung sämtlicher Form‑, Frist- und Ladungsvorschriften abgehalten;
  • Der Durchführung der heutigen Gesellschafterversammlung wird zugestimmt;
  • Frau Müller wird von den Gesellschaftern zur Leiterin dieser Gesellschafterversammlung gewählt;
  • Herr Schmitt wird zum Protokollführer bestellt.

Sollte ein Beschluss lediglich mehrheitlich anstatt einvernehmlich/einstimmig zustande kommen, empfehlen wir folgende Formulierung: „Die Gesellschafterversammlung beschließt mehrheitlich mit x Stimmen …“.

Beispiel:
Die Gesellschafterversammlung beschließt mehrheitlich mit 3 von 5 Stimmen wie folgt:

  • Der Jahresabschluss der Platzhaltertext GmbH zum 31.12.2020, der diesem Protokoll als Anlage 1 beigefügt ist, mit einer Bilanzsumme in Höhe von EUR xxx.xxx,xx und mit einem Jahresüberschuss-/fehlbetrag in Höhe von EUR xxx.xxx,xx, wird festgestellt.
  • Der Jahresüberschuss-/fehlbetrag wird thesauriert/verbleibt in der Gesellschaft.
  • Den Geschäftsführern Huber und Meyer der Platzhaltertext GmbH wird für das (Rumpf-)geschäftsjahr 2020 Entlastung erteilt.
  • Der Businessplan 2021-2026 und das Budget 2021 werden freigegeben.

Beispiel:
Die Gesellschafterversammlung beschließt einvernehmlich wie folgt:

  • Dem Abschluss von Darlehensverbindlichkeiten in Form der Gewährung von nachrangigen Gesellschafterdarlehen in Höhe von jeweils xx.000,00 EUR von der Platzhaltertext GmbH zu den dargestellten Konditionen wird einvernehmlich zugestimmt.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Basics zur rechtssicheren Durchführung einer Gesellschafterversammlung helfen. Bitte denken Sie daran, dass wir hier nur einen Bruchteil der gesamten Bandbreite der denkbaren Themen und Fragestellungen kurz anreißen konnten. Schauen Sie am besten immer wieder mal auf unserem Blog vorbei. Unter dem Schlagwort #Gesellschafterversammlung werden wir Ihnen hier auch in Zukunft nützliche und weiterführende Informationen zusammenstellen. Qivi wünscht Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung Ihrer Gesellschafterversammlungen!

Das Bild stammt von PollyDot auf Pixabay

Dan-Alexander Levien

Über Dan-Alexander Levien

Dan ist seit 2001 Rechtsanwalt und verfügt über besondere Erfahrungen in den Bereichen Gesellschafts-, Lizenz-, allgemeines Wirschafts- und Steuerrecht. Besonders gern moduliert er Unternehmesabläufe, so dass rechtliche Anforderungen praxistauglich integriert werden. Dan ist außerdem ausgebildeter Mediator und systemischer Coach.

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